商务英语写作中语句最与时俱进的表达方法 ?

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haiyan666

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用现代商务语言替代过时或陈旧的表达

商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方,而不是参加作文竞赛评选,一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的,商务写作做到简洁自然,不说空话套话,用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。

kitty_song

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使用自然、口语化的方式写作

商务邮件虽然是书面体,但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅,就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感,让读者感觉到作者是一个活生生的人,而不是一台毫无感情的公文机器。

值得注意的一点是,虽然商务邮件写作提倡口语化的写作方式,但这并不意味着我们可以使用俚语和非正式的口头语。因为这些俚语和口头语只用于非正式的社交场合,不适合出现在商业场景中,例如:Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.

同时我们也要避免在商务邮件中出现非正式的缩写(例如避免把you缩写成u,把are缩写成r,把because缩写成cuz),因为这样会给人造成懒惰或者不够严谨认真的印象。

谢橙紫

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主动语态会让表达更显活力

一般情况下,在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调,使用主动语态则会更加有趣有力。

使用主动语态重点会更加突出,同时句子也会更为简洁。

当然,并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。

我喜欢西红柿

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研究表明,句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时,首次阅读就能理解的人所占的比例为75%,当句子单词长度在27个以上时,这一比例马上降到4%。由于商务邮件讲究沟通的效率和准确性,因此应该尽量使用短句。
我们可以将它拆分为几个短句,这样更加便于理解。
除了上面提到的这些写作的原则之外,细节也应该十分注意,其中包括邮件的组织逻辑、外观与格式、邮件的主题、开头与结尾等,都会带给客户看邮件时产生不一样的情绪。同时,针对不同文书与商务信函的特点,可以参考相应的范本。精简实用,简单明了,对于从事对外商务的人来进行商务写作应该遵循的首要原则。

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