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haiyan666
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kitty_song
谢橙紫
我喜欢西红柿
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haiyan666
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商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方,而不是参加作文竞赛评选,一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的,商务写作做到简洁自然,不说空话套话,用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。
kitty_song
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商务邮件虽然是书面体,但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅,就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感,让读者感觉到作者是一个活生生的人,而不是一台毫无感情的公文机器。
值得注意的一点是,虽然商务邮件写作提倡口语化的写作方式,但这并不意味着我们可以使用俚语和非正式的口头语。因为这些俚语和口头语只用于非正式的社交场合,不适合出现在商业场景中,例如:Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.
同时我们也要避免在商务邮件中出现非正式的缩写(例如避免把you缩写成u,把are缩写成r,把because缩写成cuz),因为这样会给人造成懒惰或者不够严谨认真的印象。
谢橙紫
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一般情况下,在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调,使用主动语态则会更加有趣有力。
使用主动语态重点会更加突出,同时句子也会更为简洁。
当然,并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。
我喜欢西红柿
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我们可以将它拆分为几个短句,这样更加便于理解。
除了上面提到的这些写作的原则之外,细节也应该十分注意,其中包括邮件的组织逻辑、外观与格式、邮件的主题、开头与结尾等,都会带给客户看邮件时产生不一样的情绪。同时,针对不同文书与商务信函的特点,可以参考相应的范本。精简实用,简单明了,对于从事对外商务的人来进行商务写作应该遵循的首要原则。