商务英语写作中语句最与时俱进的表达方法

时间：2017-12-08 16:44:47  来源：http://www.pinghe.com  作者：suki

与多年前相比，今天的商务活动已经不再那么正式和刻板，但很多人的商务写作仍然在沿用半个世纪前那种刻板、陈旧的风格。这不利于在沟通营造亲切感，联系客户感情。所以说，商务英语写作也是需要讲究与时俱进，跟上时代的步伐的，那么什么样的表达才是当下比较流行，让人易于接受的呢？容小编今天跟大家叨唠叨唠。

1.用现代商务语言替代过时或陈旧的表达

商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方，而不是参加作文竞赛评选，一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的，商务写作做到简洁自然，不说空话套话，用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。

2.使用自然、口语化的方式写作

商务邮件虽然是书面体，但它与一般的书面体（比如学术论文）不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅，就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感，让读者感觉到作者是一个活生生的人，而不是一台毫无感情的公文机器。

值得注意的一点是，虽然商务邮件写作提倡口语化的写作方式，但这并不意味着我们可以使用俚语和非正式的口头语。因为这些俚语和口头语只用于非正式的社交场合，不适合出现在商业场景中，例如：Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.

同时我们也要避免在商务邮件中出现非正式的缩写（例如避免把you缩写成u，把are缩写成r，把because缩写成cuz），因为这样会给人造成懒惰或者不够严谨认真的印象。

3.主动语态会让表达更显活力

一般情况下，在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调，使用主动语态则会更加有趣有力。

使用主动语态重点会更加突出，同时句子也会更为简洁。

当然，并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。

举个例子，某个岛上噪音很大，而我们要强调“噪音”本身，而不是“听到噪音的人”，这时候应该说：

The noise was heard all over the island.

而不是使用主动语态：

 People all over the island heard the noise.

由于在被动语态中看不出动作发出者是谁，有时候在商业中为了逃避责任或者含糊其辞，我们也会使用被动语态。例如：

An unfortunate mistake was made.

在这句话里面，错误是谁犯的并没有明说，但如果用主动语态，就意味着责任都要由“我们公司”承担。

4.动词而不是名词会让句子更生动

动词名词化（例如将avoid写成the avoidance of）会拉长句子，而且会使写出来的句子不够生动，缺少人情味。我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。

5.短句 应该多使用

研究表明，句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时，首次阅读就能理解的人所占的比例为75%，当句子单词长度在27个以上时，这一比例马上降到4%。由于商务邮件讲究沟通的效率和准确性，因此应该尽量使用短句。

我们可以将它拆分为几个短句，这样更加便于理解。

除了上面提到的这些写作的原则之外，细节也应该十分注意，其中包括邮件的组织逻辑、外观与格式、邮件的主题、开头与结尾等，都会带给客户看邮件时产生不一样的情绪。同时，针对不同文书与商务信函的特点，可以参考相应的范本。精简实用，简单明了，对于从事对外商务的人来进行商务写作应该遵循的首要原则。